과 업 내 용 서

Ⅰ		과업개요

가. 과업명 : 2021년 중요기록물 전산화 사업

나. 과업내용 : 중요기록물 전산화

다. 소요예산 : 금73,000,000원(금칠천삼백만원/VAT 포함)

라. 과업기간 : 계약체결일로부터 3개월

Ⅱ		과업의 배경 및 목적

가. 과업 배경

○「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따른 기록물의 전자적 관리체계 구축을 통한 법적 의무 이행

○ 기록물의 매체 불안정성으로 인한 소실 및 변형의 위험으로부터 보호 필요

나. 과업 목적

○ 한국건강가정진흥원에서 보존 중인 중요기록물에 대하여 전산화 사업을 통해 정보화시대에 적합한 기록물관리 체계 구축 및 Paperless 실현

○ 중요기록물을 영구적으로 안전하게 보존·관리함은 물론 업무활용의 편의성을 제공하여 행정의 생산성과 품질 제고

Ⅲ		과업 범위 및 내용

가. 과업 범위

○ 과업대상 : 한국건강가정진흥원(이하 진흥원) 본원 및 합정 가족상담서비스부, 7개 지역 다누리콜센터 기록물

- 다누리콜센터 : 합정(중앙), 수원, 대전, 광주, 전주, 부산, 구미

○ 과업장소 : 진흥원 문서고 및 기타 진흥원이 지정하는 장소

○ 과업 대상량

- 중요기록물 전산화 : 100,000면

※ 위 대상량은 추정치로 기록물 발굴(불규칙적으로 발생 가능) 결과 등에 따라 사업량(건, 면수 등) 변동가능성 있으며 대가는 각각의 소요공수에 비례하여 조정

※ 사업규모 파악을 위한 실사가 요구되며, 실사 시 파악하지 못한 기록물 규모에 관한 책임은 전적으로 과업수행자에게 있음

나. 주요과제

○ 사업 대상 기록물 선별 후 기록물 정리(해철, 분류 등) 및 면표시

○ 전산화 대상 기록물의 색인목록을 데이터베이스화하고, 국가기록원 ‘기록물 관리지침’에 따라 기록물 분류 및 정리, 재편철

○ 전산화 처리(목록 입력 및 이미지 스캐닝)를 완료하여 진흥원 공유폴더에 업로드, 이중 보존 매체 제작

Ⅳ		세부과업 내용

1. 과업 대상의 특성

□ 진흥원 업무의 특성상 사업과 관련된 문서, 보고서(책자) 형태가 다수 존재함

□ 보존 중인 기록물은 목록은 있으나, 철별 세부 문서량은 파악 어려움. 용역 수행 시 기록물철 내 일반자료 제거, 분철 등의 별도 작업이 필요함

□ 일부 기록물이 부서(캐비닛) 및 지역 다누리콜센터에 분산 보관되어 있어 문서고로 이동 후 작업 필요함

※ 이동 간 보안에 유의(보안 스티커 부착). 작업 종료 후 지역 다누리콜센터에 원위치

※ 지역 다누리콜센터의 경우, 담당자와 협의를 통해 해당 지역에서도 작업 가능

□ 장기보존 및 개인 신상 등과 관계되는 중요한 기록물로 보안성 유지를 위한 대책을 철저히 수립해야 함

□ 기록물은 상호 협의된 작업장 외 반출을 금지하며, 본 사업에 투입되는 일체의 장비, 인원은 협의된 장소에 비치, 관리해야 함

□ 대상 자료는 부분적 훼손, 장기 보존, 유일본인 관계로 취급과 스캐닝 작업시 주의하여야 함

2. 과업 세부내용

□ 작업절차

기록물 대상선정 → 기록물 분류 및 정리 → 면 표시 부여 →  기록물 정리·검증 → 색인목록 작성(手記) → 기록물철·건 목록 작성 → 목록확인 및 분류 → 서고·서가 관리 → 스캐닝 → 이미지 보정 및 점검  → 공유폴더 등록 → 기록물 검사·검수 → 매체수록 → 검사 완료된 기록물 재편철 및 서고정리 → 납품 및 검수

※ 작업절차는 담당자와 상의 후 조정 가능

※ 국가기록원「기록물 목록작성 및 디지털화 작업 지침(이하 디지털화 지침)」등 관련 지침 및 표준 준수

□ 세부작업방안

(1) 사전 준비(기록물 대상 선정)

○ 진흥원에서 선별한 대상기록물의 목록 확인

○ 대상 기록물량에 따른 작업일정과 인원 배정을 실시하고, 진흥원에서 제공한 공간에 작업수행을 위한 제반장비를 설치하여 작업장 구축

○ 작업관리자는 작업인력을 대상으로 사전교육 실시

(2) 기록물 분류 및 정리

○ 먼저 모든 문서를 해철하여 흐트러짐 없이 정리해야 함

○ 철침, 클립 등 철제품은 모두 제거

○ 찢어지거나 구겨진 문서는 보수를 통해 최상의 보존상태를 유지해야 함

○ 기록물 보수를 위해 반드시 보존용 테이프 또는 보존용 풀 사용

○ 분류된 기록물은 순서대로 취합. 보존기간이 영구, 준영구, 30년인 기록물은 완결일자 기준으로 최초 문서가 위에 오고, 최근 문서가 아래에 오도록 논리적인 흐름에 따라 정리

○ 보존기간이 10년 이하인 기록물은 최근 문서가 위에 있는 상태 그대로 정리

○ 기타 일반적인 사항은 ‘국가기록원 기록물 관리지침’ 준수

(3) 면표시 부여

○ 기록물철을 분류하였을 경우 각 권마다 첫 번째 면이 1면이 되어야 함

○ 접혀있는 기록물은 펼친 상태에서 우측하단에 면 표시를 함

○ 사진이 기록물에 계단식으로 붙어 있을 경우에는 사진수량 만큼 면수를 포함하고 다음 면에 이어서 면 표시를 함

○ 페이지 부여는 최근에 생산된 문서가 문서철의 아래로 가도록 정리한 후 넘버링 기기를 사용하여 문서의 앞장부터 차례로 마지막 장까지 문서 하단 오른쪽에 빠짐 없이 기재해야함

○ 문서 내용이 기재되어 있는 모든 면(표지제외)을 대상으로 검정 계통 색상의 잉크를 사용하여 페이지 부여함. 즉 양면에 문서내용이 있을 경우에는 양면에 부여해야 함

○ 넘버링 잘못 기재 시 수정 할 때에는 숫자 위에 빨간색 직선으로 두 줄을 그어서 수정하며, 수정액이나 테이프는 사용 할 수 없음

○ 문서에 넘버링 할 공간이 없거나 사진 등과 같이 넘버링 할 수 없는 경우에는 페이지를 계상하여 다음 페이지에 넘버링해도 됨

○ 작업자는 작업일자, 작업자, 페이지 수 등을 작업 처리표에 기재하여 색인 공정으로 인계

(4) 기록물 정리 검증

○ ‘국가기록원 기록물 관리지침’, ‘디지털화(스캐닝․인코딩) 지침’에 따라 아래의 점검항목에 의거 기록물의 해철, 보수, 분류, 면표시 등 기록물 정리 업무의 정확성을 확인

점검항목	주요 점검사항(오류사항)
기록물 해철	· 기록물 표지 및 메모지, 요약지, 부전지를 임의적으로 제거한 경우 · 철끈, 철침, 클립, 쫄대 등이 완전히 제거되지 않은 경우
기록물 보수	· 비규격 용지 정리의 적절성 여부 · 찢어지거나 구겨진 기록물의 적절한 보수 여부
기록물 분류	· 완료 일자를 기준으로 보존기간별 기록물 정리가 잘못된 경우 최초 문서가 가장 위에, 최근 문서일수록 아래에 오도록 정리 · 동일 사안의 준영구 이상 기록물과 한시 기록물이 같이 편철되어 있는 경우, 상위 보존기간 기록물을 기준으로 편철하여야 함
	· 기록물 건 분류가 잘못된 경우 기안문(위) → 첨부서류 → 접수문(아래) 순으로 정리하여야 함 · 관련건 판단이 모호한 경우는 관련건 개념 없이 [기안문+첨부], [접수문+첨부] 형태로 생산(시행)일자, 접수일자를 기준으로 기록물 정리함
기록물 면표시	· 면표시 위치가 잘못되거나 누락된 경우(특히 뒷면의 면표시), 넘버링이 흐리거나 판독이 어려운 경우, 동일한 기록물이 분권된 경우 이전문서와 연속적으로 표시 되었는지 검증함

(5) 색인목록 작성

○ 색인목록 작성 시 문서의 분류, 페이지 부여 등 이전 작업이 정확히 되었는지 등을 확인한 후 색인목록 작성을 해야 함

○ 대상자료 문서명과 원 자료의 내용이 일치하는지 여부를 확인

○ 색인목록은 기안 중심으로 각 사안별로 작성하여야 하며 분류번호는 ‘한국건강가정진흥원 기록물관리지침’에 따름

(6) 기록물철․건 목록 작성

○ 국가기록원 기록물관리지침에 의거 기록물철․건 목록 등록

○ 색인목록을 근간으로 작성하되, 최적의 조건 값을 부여해야 함

(7) 목록 검증

○ 아래 항목과 같이 기록물철‧건의 등록정보 누락, 오탈자 여부를 확인함

절차	내 용	비 고
철 목록 등록검사	· 등록된 기록물철의 메타데이터 정보 발췌가 적정한지 여부를 검사함 · 등록된 메타데이터 항목의 발췌누락, 항목 적절성, 오탈자 여부를 검사함	점검항목에 대한 가중치 적용
건 목록 등록검사	· 등록된 기록물철의 건 분류 적정한지 검사함 · 등록되어야 할 기록물건이 누락된 경우가 있는지 검사함 · 기록물 건 메타데이터 항목 정보 발췌가 적정한지 여부를 검사함 · 등록된 건 메타데이터 항목의 발췌누락, 항목 적절성, 오탈자 여부를 검사함	등록대상 기록물 건 누락 여부에 대한 검사 강화

(8) 스캐닝

○ ‘기록물 디지털(스캐닝․인코딩화)화 지침’에 의거 기록물을 스캐닝 하여야 함

○ 기록물의 보관 상태나 품질이 좋지 않은 경우 원본 훼손이 되지 않도록 작업하여야 하며, 훼손이 심한 경우 담당자와 협의하여 작업 여부를 결정

○ 보고서류와 같은 책자는 원본 훼손이 되지 않으면서 최대한 펼친 후 작업하는 것을 원칙으로 하나, 제본된 책자에 한해 담당자와 협의하여 절단 후 재제본하는 방식으로 작업변경 가능

○ 생산된 지 오래되어 기록물의 품질이 좋지 않은 경우, 전산화 입력하는 문서의 품질을 높이기 위하여 원본 훼손을 최소화할 수 있는 평판 고속 스캐너로 작업을 하여야 함

○ 스캐너는 국제규격(ISO)의 이미지 차트 테스트를 거친 제품을 사용해야 함

○ A0크기 이상의 자료는 분할 스캐닝이 가능하나, 분할면의 가장자리가 최소 5cm이상 중첩되도록 하여야 함

○ 페이지가 부여된 모든 면은 빠짐없이 스캐닝 해야 함

○ 스캐닝 이미지 파일은 다음의 기본조건을 따라야 함

- Format : tiff(흑백)/jpg(칼라/그레이)

- 해상도: 300dpi기준 (200～400dpi)

- Compression : CCITT Group 4(흑백), jpg(칼라/그레이)

- Gray/Color Scale 지원

○ 해상도는 300dpi 이상의 설정으로 고품질을 확보하도록 하며, 필요에 따라 적절하게 가감할 수 있으며, 밝기/ 진하기/색상 등을 적절히 조정하여 선명한 화상이 얻어지도록 스캔하고 해상도와 압축률은 담당자와 협의하여 결정

○ 스캐닝 시 주의사항

- 스캔 대상 자료의 상하를 맞추어 본문의 순서에 따라 스캔

- 색인목록 검증완료 여부와 품질 적정성을 확인

- 스캐닝 완료된 이미지 중 보정작업이 필요한 대상에 대해 이미지 보정 작업을 수행

- 이미지 검증은 스캐닝된 이미지를 화면에서 확인하고 스캐닝 상태가 불량하다고 판단되면 재스캐닝을 실시

- 기록물 누락여부 확인은 기록물의 전체 페이지수와 스캐닝된 파일 수를 비교 확인하여 누락여부를 파악

(9) 이미지 보정 및 검수

○ 작업자는 모든 스캔 이미지 하나하나에 대하여 육안으로 직접 확인하면서 보정 및 점검작업에 임해야 함

○ 스캔한 원본 이미지 데이터는 영구적으로 컴퓨터를 이용하여 활용되므로 전산화 작업 시 정확하고 선명하게 되도록 검사하고 보정해야 함(검증 2회 이상)

○ 스캔한 이미지에 대한 다음 작업을 실시해야 함

- 이미지 기울기 검사 및 보정(각도, 상하/좌우 반전, 가로/세로 회전 등)

- 이미지 농도 검사 및 보정

- 구겨짐, 접힘 검사 및 보정

- 기타 이미지 오류 검사 및 보정(노이즈(잡티)제거, 중앙 배치 등)

○ 이미지데이터 점검자는 어떠한 경우에도 본문에 내용을 추가하거나 삭제하는 등의 행위를 절대 할 수 없음

○ 스캐닝 검사는 컴퓨터(모니터) 검사와 출력(프린트)검사를 병행함

○ 컴퓨터 검사 → 전량검사

- 원본의 면(페이지)번호 순서대로의 스캐닝여부

- 목록과 스캔한 내용의 일치여부

- 문서가 접혀져서 화면이 잘린 부분이 있는지 여부

- 같은 면 2회 이상 중복 스캔 여부

- 원본을 대조하여 나타나지 않은 부분(흐린 그림, 印影)이 존재여부

- 빛이 들어가 화상이 이상하게 나타난 부분의 여부

- 이미지의 기울기가 비뚤어졌거나 내용이 잘렸는지의 여부

- 글자 또는 그림이 변형(늘어짐 등)되었는지 여부

- 원본 크기의 변형여부

○ 출력검사 → 샘플검사

- 스캔 이미지를 출력한 결과물의 내용 육안확인 가능여부

- 스캔 이미지를 출력한 결과물의 품질이 원본보다 뒤떨어지는지의 여부

○ 모니터와 출력검사를 한 결과 이미지의 상태가 미흡하거나 기준에 못 미치는 경우에는, 해당되는 문서의 원본을 재스캐닝하고 검사를 해야 함

○ 이미지 점검 완료 후 수시로 원본기록물 이미지를 백업하여 문제 발생시 해당 자료를 재반출 및 재스캐닝을 하는 일이 없도록 대비해야 함

○ 작업자는 작업일자, 작업자, 페이지 수 등을 작업처리표에 기재하여 담당자에게 인계하고, 원본기록물은 재편철 공정으로 인계

(10) 기관 공유폴더 저장‧검수

○ 품질검사 및 검수가 완료된 원문파일과 목록파일은 진흥원 내 공유폴더에 저장해야 함

- 공유폴더에 저장되는 파일은 *.pdf(문서보존포맷 : PDF/A-1) 형태로 변환하여 저장

○ 기록물관리를 위한 필수 항목(폴더 구성 등)을 추가하여 기록물 정리, 보존, 폐기, 열람 등의 업무에 완벽한 운영이 되도록 해야 함

○ 폴더 구성은 진흥원 기록물분류기준표에 따른 단위업무, 기록물철을 기준으로 구성해야 함

○ 스캔한 원문파일의 제목은 ‘기록물번호_문서제목’으로 통일해야 함

○ 저장 작업은 품질검사의 합격을 받은 자료에 대하여 일괄등록하며, 저장 완료된 자료는 담당자에게 검수 및 확인을 받음

○ 작업 후 진흥원 공유폴더에서 이미지 전수 검사를 실시하여야 함

(11) 최종검수

○ 검수는 진흥원에서 결과물의 전수검수 및 성능 시험을 하고 과업 내용이 과업지시서와 일치될 경우 인정하며, 지적사항이 있을 경우 지체 없이 보완 및 재검수를 받아야 함

○ 사업자는 검수에 따르는 소요기일(약 2주) 및 진흥원의 최종검수 소요기일을 포함하여 작업공정 계획을 수립하여야 하며, 검수를 위한 사업 결과물 제출일을 상호 협의하여 진행하여야 함

○ 사업자는 결과물 검사조건의 정확도 달성을 위해 기록물에 관한 검수 경험이 있는 검수요원 인력을 통하여 자체 검수를 완벽히 실시하고, 최종검수에 임해야 함

(12) 보존매체 수록

○ 진흥원 공유폴더 일괄등록 자료

- 외장형 하드디스크에 수록하여 제출

○ 디지털 이미지 백업 자료

- 원본은 진흥원 공유폴더 일괄등록 자료와 함께 외장형 하드디스크에 수록

(13) 검사완료 된 기록물 재편철

○ 재편철하는 기록물철에는 전산출력된 표지, 색인목록을 부착해야함

○ 재편철 순서는 발생순서에 따라 위에서 아래로 정렬된 문서위에 색인목록, 기록물철 표지 순으로 놓고 보존용 표지를 씌워 클립으로 고정

○ 기록물철의 편철량은 일반문서류는 100매 이내로 함을 원칙으로 하며, 편철하여야 할 기록물의 양이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호 안에 권호수를 다르게 표기

- 보존효율을 고려하여, 한 권의 두께가 2cm(A4기준 170매 정도)까지 되도록 편철할 수 있음

○ 기록물철의 편철순서는 위로부터 기록물철 표지, 색인목록, 문서의 순서로 함

○ 기록물 분류․편철시 반드시 진흥원 담당자와 협의 후 통일된 작업추진

(14) 서가배치

○ 기존의 서가배치 질서를 유지하면서 배치하여야 함

○ 재편철된 기록물은 보존상자에 편성하되 반드시 규격품을 사용

○ 하나의 보존상자에는 동일한 기록물형태, 보존기간, 종료연도의 기록물철로 편성되어야 하며, 분권된 기록물철은 반드시 동일한 보존상자에 들어가도록 해야 함

○ 기록물철을 보존상자에 넣고 빼는데 불편하지 않는 한도 내에서 가능한 많은 기록물철이 들어갈 수 있도록 함

○ 보존상자의 벽면에는 전산 출력된 보존상자 라벨을 부착하여야 하되 인쇄상태 및 부착상태가 손상되지 않도록 조치하여야 함

□ 사업 후 최종 검수 및 결과물 제출

○ 최종 산출물에 대하여 검수를 실시하며 목록과 기록물의 일치여부를 확인

○ 표본검사는 오류 없는 고품질의 결과물을 확보하기 위하여 진흥원 사업담당자 입회 하에 시행하고 오류 발견 시 재작업 후 납품함(하자 통보 받은 날로부터 7일 이내)

○ 사업완료 후 결과물을 기한 내에 제출함

○ 전체 작업 순서는 담당자와 협의하여 조정 가능

- 전체 작업의 순서 및 변동 사항은 진흥원 담당자와 협의하여 조정 가능

3. 추진체계

□ 한국건강가정진흥원 경영혁신본부 경영지원부 주관으로 사업 수행업체 및 협업그룹을 구성하여 추진

[추진체계도]

			사업총괄 경영혁신본부 경영지원부
			○ 사업관리 감독 총괄 ○ 사업계획 및 정책 결정 ○ 협업그룹 구성 및 운영
사업수행업체						협업그룹(처리부서)
○ 사업수행 - 작업인력 및 산출물 관리 - 세부과제 수행 ○ 사업계획 및 추진실적 보고 ○ 작업인력 관리 및 교육						○ 기록물관리 기준 검토 ○ 기록물 검토·확인

□ 주요 기능 및 역할

경영혁신본부 경영지원부	사업계획 및 정책 결정, 사업 수행상의 주요 이슈사항 검토, 결과물 검토 확인, 협업그룹 구성 운영 및 사업관리 감독 총괄
사업수행업체	현황분석, 기록물관리 요건 및 전략 도출, 목표모델, 실행계획 수립 및 산출물 관리, 세부과제 등 사업 수행, 협업그룹 의견조회
협업그룹	기록물관리 기준 검토, 사업 대상 기록물 검토·확인

* 운영에 필요한 경비는 사업비에서 지급

4. 추진일정(안)

내용	M	M+1	M+2
기록관리 환경 분석 작업장 구축 및 작업자 교육
중요기록물 검토
중요기록물 전산화(스캐닝)
메타데이터 입력 및 검증
이미지 보정 등
보완 및 최종보고

Ⅴ		과업수행 일반지침

가. 과업수행 내용

○ 과업수행자는 계약체결 후, 14일 이내에 과업에 착수하여야 하며, 착수 전에 착수계, 과업수행에 필요한 제반서류 최종본을 제출하여야 한다.

○ 과업수행자는 용역수행 중 변동사항이 있을 시에는 실정에 맞게 계획을 변경하고 진흥원에 통보하며, 중요사항에 대하여는 진흥원의 사전 승인을 받아야 한다.

○ 과업수행자는 수행사항에 대하여 매월 통계자료를 포함한 공정 보고를 하여야 하며 최종 보고회를 실시하고, 보고회 개최 세부일정을 별도 통보한다.

○ 본 과업의 성과는 최종보고회 심의를 받은 내용을 최종 보완하고, 진흥원의 승인을 받아 인쇄하고 제출해야 한다.

○ 과업의 변경 및 조정은 과업내용서에 명기하지 아니한 사항이라도 진흥원이 필요하다고 인정되는 경미한 부분에 대하여는 진흥원의 지시에 따라 지체 없이 이를 이행하여야 한다.

○ 본 과업의 수행내용에 명시되지 않은 사항이라도 필요한 경우 발주자와 협의하여 결정하고, 발주자 요구 시 관련 과업 수행기관의 전문가 등을 대상으로 과업수행 기간 중 토론회를 실시 할 수 있다.

나. 과업수행기준

○ 관련 법령 및 제반 규정과 제안요청서에 명시되지 않은 사항이나 문구, 용어의 해석에 대한 의견을 달리하는 경우 또는 과업수행상의 문제점 및 중요한 사항에 대해서는 발주자의 해석에 의한다.

○ 본 과업 수행에 적용하는 자료는 근거가 명확하고 객관적으로 인정되는 최신의 데이터를 적용하고 통계적 기법에 의한 결과를 도출하여야 한다.

○ 본 과업을 수행함에 있어 과업 내용 및 과업기간의 변경이나 범위를 조정할 필요가 있을 경우에는 과업수행자와 진흥원과 상호 협의하여 결정한다.

○ 본 일반지침에 명시되지 않은 사항이라 하더라도 과업을 성공적으로 수행하기 위해서 발주자 또는 과업수행자가 판단하여 필요하다고 인정되는 사항은 상호 합의에 의해 추가 할 수 있으며, 이에 소요되는 경미한 경비는 과업수행자의 부담으로 한다.

○ 본 과업의 수행과정에서 계약당시 예상하지 못한 사항으로서 과업 수행상 반드시 필요하다고 발주자가 인정하는 추가 과업이 발생한 경우 계약금액 및 계약기간 등 계약 내용을 변경할 수 있다.

○ 본 과업 수행 중 부득이한 사유로 당초 공정대로 수행이 어려운 경우에는 진흥원의 사전 승인을 얻어 과업 및 보고기간 등을 연장하거나 조정할 수 있다.

다. 과업수행조건

○ 과업수행자는 과업 진행 중 또는 완료 후 본 과업에 관한 사항은 보안규정을 준수하여야 한다.

○ 자료의 분석과 검토가 완료된 후 과업보고서를 작성하되, 필요한 자료가 누락․오기되었을 경우 추가 작업은 과업수행자가 부담한다.

○ 본 과업수행 목적으로 사용한 각종 기준과 모든 공식자료 및 통계는 최근 자료를 이용하여야 하며 서면으로 그 근거를 제시해야 한다.

○ 과업수행자는 본 과업에 관련된 모든 보고서의 조사 분석된 사항과 정리된 자료의 출처, 년도, 참고사항과 분석자료 등 이에 관련된 기타 서류를 발주자에게 제시해야 한다.

○ 과업수행 중 발주자와 과업수행자간 의견의 차이가 있을 때에는 양자 상호 협의를 통하여 해결하여야 하며, 계약 쌍방간의 의견이 상이할 때는 발주자의 해석이 우선한다.

○ 최종 납품된 과업의 성과물과 관련된 저작권은 발주자의 소유이다.

Ⅵ		행정사항

가. 성과품 납품

1. 성과품 작성 및 제출 시 유의사항

○ 보고서 작성은 A4 용지를 사용하고 한글, 아라비아 숫자, 미터법을 원칙으로 하며, 한문 또는 영문 등의 표기가 필요한 경우에는 한글과 병기하여 수록하여야 한다.

○ 과업수행자는 납품목록 및 주요 성과품을 제출하기 전에 각 1부를 제출하여 확인을 받아야 하며, 확인 과정에서 지적되는 사항은 즉시 수정하여 최종 성과품을 제출하여야 한다.

○ 과업수행자는 최종보고서를 제출하여야 한다.

- 최종보고서 제출 : 5부 및 USB 2식

- 관련 참고자료(관련 사진 원본 포함) 제출

2. 성과품 제출기한 : 계약만료일 이후 10일 이내

3. 성과품 제출목록

○ 사업 착수 시 제출물

- 착수계 1부

- 사업수행계획서 1부

○ 사업 진행 중 제출물

- 사업추진상황 보고서(일일/주간/월간) 1부

- 사업관리자(PM) 및 사업참여 인원 보안유지 및 화재예방 서약서 1부

○ 사업완료 시 성과물

- 준공계 1부

- 사업완료보고서(작업공정별 사진자료 포함) 5부

- 공유폴더에 등록된 자료 1식

- 공유폴더 등록용 자료를 수록한 외장형 하드디스크 1식

- 전산화 작업 완료 기록물 목록 1부

- 보존용 전산화 구축 원본 이미지를 수록한 외장형 하드디스크  1식

- 전산화 작업 사항이 반영된 서고 목록 1부

- 재편철 후 보존상자에 담긴 기록물 1식

- 하자보수 확약서 및 하자보수 계획서 1부

- 보고서 및 성과물을 포함한 USB 2식

※ 외장형 하드디스크에 수록된 기록물 제외

- 기타 필요에 의하여 요구하는 서류

나. 위반 행위에 대한 조치

○ 다음과 같은 행위가 발생하였을 때는 과업 수행 상 특별한 사유가 없는 한 계약 위반 행위로 간주하여 관계 규정에 따라 조치할 수 있다.

- 제반 지시사항을 이행하지 않을 경우

- 과업기간 내에 과업을 완료할 능력이 없다고 판단될 경우

- 과업수행 중 부주의 등으로 잘못이나 실수가 발생되었을 경우

- 부당한 방법으로 하도급을 시행하였을 경우

다. 과업수행 결과에 대한 보완 의무

○ 발주와 협의를 거친 사항이라도 과업 완료 후 하자가 발생한 경우 추가 사업비 청구 없이 내용을 수정․보완하여야 한다.

○ 과업수행자는 성과품 납품 후에도 발주자가 자문을 요청할 경우 이에 성실히 응하여야 하며, 각종 행정절차 등의 이행이 완료되어야 본 과업이 완료된 것으로 본다.

라 하자책임관계

○ 과업수행자는 최종보고서상의 하자로 인해 국가에 손실을 초래하였을 때는 이에 대한 책임을 져야 하며, 손해배상을 하여야 한다.

마 보안사항

○ 과업수행자는 본 과업을 추진하면서 얻게 되는 내용에 대하여는 보안을 유지하는 등 보안상 결함이 없도록 하여야 한다.

○ 모든 성과품은 발주자와 사전 협의 없이 과업수행자가 임의로 복사 또는 외부로 유출시켜서는 아니 되며, 외부 유출이 필요한 경우에는 발주자의 승인을 받아야 하고 타목적을 위해 사용할 수 없다.

○ 발주자는 과업수행자가 보안사항을 위반하였을 경우에는 보안사항 불이행으로 발생되는 모든 책임은 과업수행자가 부담한다.

○ 과업 수행에 필요한 사항이 정부 및 관계기관의 보안과 관련되는 자료는 해당기관과 협의하여 수행하여야 한다.

○ 본 과업과 관련하여 자료 외부누설과 보안사항 불이행 등으로 사회적인 물의 또는 민원 발생 시 과업수행자가 모든 사항의 책임을 감수하여야 한다.

○ 과업수행자는 과업수행과정에서 수집된 모든 기록, 자료, 연구 결과 등의 보관을 철저히 하여야 한다.

○ 과업수행과정에서 발생된 폐기물은 반드시 소각․파쇄 하여야 한다.

○ 발주자가 지급한 각종 자료에 대한 보안책임은 과업수행자가 진다.

바. 준수사항

○ 모든 인력은 본 사업수행에 가장 적합한 사람이 참여할 수 있도록 엄선해야 한다.

○ 사업관리자(PM, 이하 사업관리자)는 동일사업의 유경험자로서 사업 전 공정의 업무를 숙지하고 있어야 하며, 과업기간동안 작업장에 상주하여 검수완료 후 안정화될 때까지 그 책임을 다하여야 한다.

○ 품질관리자는 기록물관리 전문요원의 자격을 갖춘 자로 기록관련 지식과 업무를 숙지하여야 한다.

- 전산화 공정 프로세스에 따른 작업지침 마련 및 작업자 교육

- 사업 진행 중 발생되는 이슈사항에 대한 정리와 협의서 작성

- 품질검사로 발견된 오류사항에 대한 재작업 지시 및 확인

- 모든 작업절차의 최종검증에 반드시 참여하여 고품질을 보장

○ 인력요건

참여분야	자 격 및 요 건	비 고
사업관리자	공공기관 기록물 전산화 구축사업 총괄 관리 유경험자	전담사업자 정직원
전산화 관리	공공기관 기록물 전산화 구축 관리 유경험자, 정보처리기사 또는 산업기사 자격증 보유자	전담사업자 정직원
기록물관리 (전문검사요원)	기록물관리전문요원 자격 소지자	전담사업자 정직원
자료입력	워드프로세서 또는 컴퓨터 활용능력 우수자	-
일 반	공문서 분류 및 정리 유경험자

○ 사업관리자(팀장)는 아래와 같이 작업공정별로 조직을 구성하고, 적정하게 인력을 배치하여 작업을 효과적으로 이끌도록 해야 한다.

○ 공정별 인력배치

공 정	임 무
1. 목록 확인 및 사전준비	사업대상 기록물 분류상태 확인, 작업장 준비
2. 분류 및 정리	기록물 분류, 정리, 서고정리
3. 페이지부여	면표시(넘버링)
4. 기록물 정리 검증	기록물 정리업무 정확성 확인
5. 색인작성	기록관리용 색인목록 작성,
6. 기록물철·건 등록	기본 및 세부목록 전산입력 및 테스트
7. 목록확인 및 분류	등록된 목록 전수조사
8. 스캐닝	기록물 스캐닝
9. 이미지 보정 및 검사	스캔이미지 검사 및 트리밍(불필요한 부분 제거)
10. 기록물 일괄등록	품질검사 완료된 원문·목록파일 공유폴더 일괄등록
11. 품질검사	기록물 최종 검수
12. 보존매체 수록	구축 전산화 기록물 외장형 하드디스크 및 보존매체에 수록
13. 기록물 재편철	검사 완료된 기록물 재편철
14. 서가배치	정리 완료된 기록물 서가배치

○ 당초 계획했던 과업의 운영·일정이 불가피하게 차질이 발생할 경우 진흥원 담당자와 협의하여 조율한다.

○ 사업자는 사업대상 기록물 중 진흥원 담당자가 지정하는 최소의 기록물에 대하여 사업의 전 공정에 대한 표본작업을 수행하여 이후 발생할 수 있는 오류를 최소화할 수 있도록 해야 한다.

○ 작업 시 기록물을 이동할 때는 보안에 유의하여 누락되는 기록물 없이 반출·반입하여야 한다.

○ 사업자는 본 사업의 세부 작업방법의 기준이 되는 관련 법규와 지침을 충분히 숙지한 후 사업을 수행해야 한다.

* 「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 동법 시행령·시행규칙, 정부산하공공기관 기록물 관리지침, 국가기록원 공공표준, 한국건강가정진흥원 기록관리규정 및 기록물관리지침 등

○ 사업자는 각각의 공정별로 작업 진행상황 및 향후 추진계획을 작성하여 주간 및 격주단위로 서면보고 하여야 하며, 특이 사항 또는 진흥원 필요에 의한 요구사항 발생 시 수시보고를 하여야 한다.

○ 본 사업의 대상 기록물은 다수의 개인정보를 포함하고 있으므로 개인정보보호법에 의거하여 개인정보가 분실·도난·유출·위조·변조 또는 훼손되지 않도록 안전하게 관리하여야 한다.

○ 사업자가 작업공정 및 절차를 변경하고자 할 때는 사전에 진흥원의 승인을 얻어야 한다.

○ 추정 기록물의 양이 20%를 초과하지 않을 경우 진흥원과 상의하여 차액만큼 추가 과업을 요구할 수 있으며 초과할 경우에도 별도 비용을 지급하지 않는다.